Inkasso - ein kurzer Einstieg
Wir geben einen kurzen Einstieg, wie Sie in Zusammenarbeit mit einem Inkasso-Dienst in Ihrem Online-Shop den Rechnungskauf selbst anbieten und offene Posten reduzieren können.
Was ist Inkasso?
Der Begriff Inkasso stammt vom italienischen Wort „incassare“, was sich mit „einkassieren“ übersetzen lässt. Daraus lässt sich bereits der Zusammenhang mit Onlineshops erkennen, denn auch im Bereich E-Commerce, kommt es zu Zahlungsausfällen durch Kunden. In der Regel kann das geschehen, wenn die Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen auf Rechnung erfolgt ist. Der Verkäufer ist also in Vorleistung gegangen und vertraut darauf, dass der Kunde solvent und zuverlässig ist
Stellt sich allerdings heraus, dass das nicht der Fall ist, weil selbst nach der letzten außergerichtlichen Mahnung noch immer kein Geldeingang zu verzeichnen ist, muss der Gläubiger entsprechende Schritte einleiten. Oftmals sind aber die Summen gering und der Verkäufer wägt ab, ob sich der Aufwand für ihn lohnt.
Neben der Möglichkeit, selbst einen gerichtlichen Mahnbescheid zu erlassen, kann der Gläubiger einen Inkassodienst beauftragen.
Wann ist der Kunde in Zahlungsverzug?
Der Schuldner einer Entgeltforderung, also Ihr Kunde, kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb dieser Frist die geschuldete Zahlung leistet (§ 286 Abs. 3 S. 1 BGB). Dabei ist die Fälligkeit immer auch abhängig von Ihrer Zahlungsfrist, die Sie dem Kunden einräumen. Handelt es sich um einen Verbraucher, also um eine Privatperson, so müssen Sie ihn über den Zahlungsverzug in Kenntnis setzen. Ein Gewerbetreibender hingegen ist nach Ablauf der Frist automatisch in Zahlungsverzug.
Inkassodienste und ihr Ruf
Glaubt man den Medien, so sind Mitarbeiter von Inkassodiensten Betrüger und Halsabschneider, die es auf das Geld von harmlosen Mitbürgern abgesehen haben. Sieht man einmal von den wenigen schwarzen Schafen, die es auch in der Inkasso-Branche gibt, ab, handelt es sich um seriöse Unternehmen, deren Dienstleistung für jeden Gläubiger eine große Unterstützung darstellen kann. Anders als in TV-Krimis gehen hier keine bulligen Typen mit Baseballschlägern zu ihren Kunden, sondern es wird streng nach geltendem Recht gearbeitet. Sie müssen übrigens nicht zwingend ein Inkassounternehmen beauftragen, sondern können sich auch an einen Anwalt wenden, der die Forderungen versucht für Sie einzutreiben.
Kosten von Inkassodiensten
Da sich Inkassodienste darauf spezialisiert haben, Forderungen bei säumigen Kunden geltend zu machen, verfügen sie über entsprechende Erfahrung und bieten oftmals pauschale Gebühren an. In der Regel werden diese Gebühren Ihrem Schuldner zusätzlich zu dem offenen Betrag in Rechnung gestellt. Im Idealfall entstehen Ihnen keine merklichen Kosten, zumindest, wenn der Schuldner zahlungsfähig ist. Einzig bei einer (Privat)insolvenz bleiben Sie auf Ihren Kosten und dem Rechnungsbetrag sitzen.
Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, wie hoch die Kosten eines Inkassoverfahrens sein dürfen. Seriöse Inkassounternehmen verwenden das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und den Streitwert als Basis. Unternehmen, die viele Zahlungsausfälle zu beklagen haben, schließen einen Dienstleistungsvertrag mit einer festen monatlichen Grundgebühr mit einem Inkassounternehmen.
Um bereits im Vorfeld Zahlungsausfälle zu vermeiden, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Informieren Sie sich bei einer Wirtschaftsauskunft über die Zahlungsfähigkeit Ihres neuen Kunden. Meist ist eine Mitgliedschaft bei einer solchen Auskunftei wie Schufa oder Creditreform notwendig. In solchen Fällen kostet eine Auskunft einen sehr geringen Betrag.
Vorteile und Chancen
Doch auch technische Lösungen verhindern unerwünschte Kosten im Zahlungsmanagement. Viele Warenwirtschaftssysteme wie die Produkte von JTL verfügen über Lösungen, sei es integriert oder als Plug-in, um den Aufwand für Verwaltung der Zahlungseingänge, der offenen Posten und des Mahnwesens möglichst gering zu halten. Je automatisierter das Verfahren, desto geringer die Kosten.
Mit einem solchen professionellen Forderungsmanagement können Sie einen Rechnungskauf im eigenen Onlineshop umsetzen, ohne dabei auf einen kostenpflichtigen Zahlungsanbieter angewiesen zu sein. Sie sparen auf diese Art die Gebühren der Payment-Dienstleister. Mithilfe eines eigenen Risikomanagements können Sie sich von Anbietern unabhängig machen. Das Risiko lässt sich selbst bestimmen, da Sie es firmenspezifisch entsprechend dem Schufa-Score definieren können.
Risiken und Nachteile
Neben einem höheren benötigtem Zeitaufwand kommt hinzu, dass bei einem selbst organisierten Forderungsmanagement es keine Zahlungsgarantie gibt. Sie übernehmen in dem Fall die Arbeit eines Inkasso-Dienstleisters selbst, ohne auf die Erfahrung und die Möglichkeiten zurückgreifen zu können. Auch das vorgeschriebene Mahnverfahren obliegt dann Ihrer Verantwortung und muss entsprechend der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden. Wägen Sie also die Vor- und Nachteile ab, bevor Sie sich für die eine oder andere Lösung entscheiden.
Worauf Sie achten sollten
Wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, müssen Sie sich auf Empfehlungen anderer, sei es persönlich oder im Internet verlassen. Eine gute Recherche zur Zuverlässigkeit, Seriosität und Erfolgsquote sind unerlässlich, schließlich möchten Sie erreichen, dass die offene Summe bei Ihnen eingeht. Gerne unterstützen wir Sie mit unserem Know-how und den langjährigen Erfahrungen in diesen Bereichen und empfehlen Ihnen zuverlässige Inkassounternehmen.
Setzen Sie allerdings darauf, das Forderungsmanagement in Eigenregie durchzuführen, sollten Sie den Aufwand nicht unterschätzen. Auch lässt sich nicht sicher sagen, ob Sie am Ende trotz dieses Mehraufwands erfolgreich sind und die Zahlung erfolgen wird.
Ziele
Um komplette Zahlungsausfälle zu vermeiden, ist es sinnvoll, ein professionelles Forderungsmanagement zu etablieren. Dazu gehören eine effiziente und digitale Kommunikation mit automatisierten Schnittstellen. Das Forderungsmanagement sollte darüber hinaus mit möglichst wenig Zeitaufwand betrieben werden können. Auch der Austausch mit dem Steuerberater in Bezug auf offene Posten und einem eventuellen Inkasso-Dienstleister sollten Zeit- und Kosteneffizient aufgebaut werden.
